Successful implementation of RPA – automation as a success factor

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A leading international logistics company relies on robotic process automation to increase efficiency

A global logistics company was faced with the challenge of making manual and time-consuming processes more efficient. Increasing demographic change and the need to reduce costs led the company to take its first steps towards robotic process automation (RPA) in 2017. From 2018, amotIQ solutions was integrated into the logistics division as a partner and also took over the development of RPA solutions in 2020. Since 2021, amotIQ solutions has also been responsible for the maintenance of all RPA processes – a significant success for both sides.

The challenge: manual processes and high costs

Before the introduction of RPA, numerous administrative processes were carried out manually. This not only led to a high expenditure of resources, but was also prone to errors. In particular, the processing of recurring IT-based processes such as data entry, form processing and report generation took up a lot of time. The challenge was to make these activities more efficient without having to significantly change the existing IT structures.

The goals: Reducing manual work and cutting costs

The implementation of RPA by amotIQ solutions was intended to increase efficiency and reduce the manual workload. The automation of repetitive activities should not only lead to cost savings, but also reduce the susceptibility to errors. In addition, the use of RPA was to ensure consistently high quality.

The solution: RPA as a holistic approach

amotIQ solutions was initially engaged as a development partner. The company quickly established itself as the preferred partner due to its high level of specialist and process knowledge and its convincing price-performance ratio. The RPA implementation took place step by step:

  • 2017: First steps with RPA
  • 2018: Integration of amotIQ solutions into the logistics area
  • 2020: Takeover of RPA development by amotIQ solutions
  • 2021: Responsibility for RPA maintenance

Implementation: Close cooperation and technological expertise

By working closely with the company, amotIQ solutions was able to develop customized solutions that seamlessly integrate existing processes. With a team of five specialized employees, the entire RPA range was covered – from maintenance and consulting to development and testing. amotIQ solutions’ extensive process knowledge in the logistics sector was a decisive success factor, as no extensive familiarization with the internal processes was required.

Results: Increased efficiency and sustainable process optimization

The introduction of RPA brought the company a number of benefits:

  1. Savings of over 50 full-time positions thanks to the automation of recurring tasks
  2. Faster provision of products thanks to optimized workflows
  3. Relief for sales and administrative departments
  4. Consistently high process quality
  5. 24/7 availability of automated processes

The significant cost savings and efficiency gains confirm the success of the collaboration with amotIQ solutions.

Outlook: Long-term partnership and continuous optimization

The successful implementation of RPA has enabled amotIQ solutions to establish itself as a long-term partner. The ongoing maintenance and further development of the automation solutions ensures that the company continues to benefit from the advantages of digital transformation.

Conclusion: amotIQ solutions as a strategic partner for RPA excellence

The introduction of RPA impressively demonstrates how significant improvements in efficiency, quality and cost reduction can be achieved through the targeted use of automation technologies. With amotIQ solutions as an experienced partner, the company was able to successfully implement the transformation and achieve sustainable optimization of its processes.

Automated complaint processing through AI-OCR

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Increasing efficiency in complaints management

Challenge: Optimizing manual complaints processing

A global logistics company was faced with the problem that processing international complaints was extremely time-consuming and error-prone. In the past, complaint documents were physically sent for processing, which slowed down the entire process considerably. Upon receipt, the documents had to be scanned before the information was manually entered into an SAP system. This was followed by analysis, verification and a decision on the complaint request. This manual process was not only inefficient, but also prone to errors.

Goal: fully automating complaints processing

The company’s goal was to automate complaint processing by using modern technologies. Faster and more accurate processing of complaints should both significantly shorten throughput times and minimize the error rate.

The solution: AI OCR component combined with RPA software

To achieve this goal, amotIQ solutions developed an AI OCR (Optical Character Recognition) component in combination with RPA (Robotic Process Automation) software. The solution is based on Python, OCR Tesseract, Java and UiPath. By using these technologies, the entire complaints process was automated. The AI OCR component makes it possible to immediately scan the physically incoming complaint documents and automatically extract the required information. This data is then transferred directly to the SAP system, where the complaints can be analyzed and verified in real time. This eliminates the need for manual input, and processing is seamless and efficient.

Implementation: Complaint processing in record time

The implementation of this solution led to a remarkable result: the average processing time for a complaint was reduced from 14 minutes to just 2 minutes – an increase in efficiency of 86%. In addition, the error rate fell drastically from 32% to 0%, which significantly increased the quality of complaint processing.

Result: Significant process optimization and customer satisfaction

Automated complaint processing has not only significantly reduced the processing time, but also increased the reliability and accuracy of the process. Complaints are now processed more efficiently, which has increased customer satisfaction. The use of AI and RPA has enabled the logistics company to modernize and optimize its complaint management processes.

Conclusion: amotIQ solutions as an innovator in complaints management

By implementing automated complaints processing, amotIQ solutions demonstrates how modern technologies such as AI and RPA can be used to increase efficiency in logistics processes. The successful automation of the complaints process is a testament to amotIQ solutions’ commitment to providing innovative solutions that maximize operational efficiency while increasing quality and customer satisfaction.

Deutlich schnellere Versandlösung bei Villeroy & Boch

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Die clevere 3 PL Versandlösung:

Durch die Auslagerung der Transport- und Tourenplanung an einen Logistikdienstleister realisiert Villeroy & Boch eine clevere Versandlösung, die die eigene Logistik entlastet und die Waren deutlich schneller zum Kunden bringt.

Die Villeroy & Boch AG ist ein deutscher Keramik-Hersteller und vertreibt weltweit seine hochwertigen Produkte, zum Beispiel für Bad und Wellness. Villeroy & Boch setzt für den Transport international agierende Speditionen wie Dachser ein, einen der führenden Logistikdienstleister Europas, dessen Verteilzentrum in Überherrn in der Nähe des zentralen Lagers von Villeroy & Boch in Losheim liegt. Bisher führte Villeroy & Boch die Tourenplanung und Disposition der LKW mit den Lieferungen an die Kunden vollständig selbst durch und beauf­tragte Dachser in erster Linie als Spedition. Jetzt nutzt das Unternehmen zusätzliche Logistikleistungen von Dachser.

Transport und Versand über 3PL-Logistik

Ziel der neuen Prozesslösung ist es, den Service für die Kunden von Villeroy & Boch zu verbessern, indem sie ihre Bestellungen deutlich schneller erhalten. Dazu lagert Villeroy & Boch einen Teil der Trans­port- und Tourenplanung aus und übergibt die Verteilung der Kundenlieferungen zunehmend an Dachser. Die Lieferungen werden sofort nach der Kommissionierung in das Logistikzent­rum nach Überherrn gebracht, wo Dachser die Liefertouren selbst zusammenstellt und Synergien mit anderen Kunden nutzen kann.

Abbildung des Prozesses in SAP

Im Einzelnen verläuft der Prozess in SAP wie folgt: Der Staplerfahrer meldet einen LKW an, im System wird automatisch eine Handling Unit “LKW” im Transport angelegt. Beginnt er nun mit der Verladung, bestätigt er per Scanner jede Palette, die er auf den LKW verlädt. Entsprechende Stati werden in der HU “LKW” fortgeschrieben. Ist der LKW fertig beladen, erhält die LKW-HU einen entsprechen­den Status. Dies ist der Trigger, um die Daten des beladenen LKW als Istdaten an Dachser mittels EDI zu übermitteln und die Begleitpapiere wie zum Beispiel die Ladeliste zu drucken. Auf Basis dieser Transporte werden dann Frachtkosten­belege erzeugt, die als Abrechnungsgrundlage mit Dachser dienen.

Fazit

Villeroy & Boch hat durch den neuen Prozess die Komplexität im eigenen Logistikzentrum in Losheim deutlich verringern und die Kapazitäten erhöhen können und nutzt außerdem die Synergieeffekte der Tourenplanung eines internationalen Logistikdienstleisters. Das spart Zeit und Kosten.

Die Gewinner sind die Kunden von Villeroy & Boch, die ihre Waren­bestellungen nun deutlich schneller geliefert bekommen als zuvor. Möglich wurde dies durch eine clevere Transportlösung, in der die SAP- und Logistikberatung amotIQ solutions ihr besonderes Logistik Know-how und in der Anbindung von externen Dienst­leistern eingebracht hat.

Effizienzsteigerung in der Rechnungsstellung durch RPA

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Automatisierte SAP-Anwendung für Rechnungserstellung und -prüfung

Herausforderung: Effizienz- und Verarbeitungsprobleme in der Rechnungsstellung

Ein weltweit agierendes Logistikunternehmen stand vor signifikanten Effizienz- und Verarbeitungsproblemen bei der Rechnungsstellung für bestimmte Produkte. Der bislang manuelle Prozess basierte auf Excel-Dateien, die in eine SAP-Anwendung eingegeben, dort geprüft und zur Rechnungsstellung verwendet wurden. Aufgrund des hohen Implementierungsaufwands für eine SAP-Schnittstelle wurde dringend nach einer automatisierten Lösung gesucht, um die Datenübertragung zu optimieren.

Ziel: Automatisierung der Rechnungsstellung

Das Unternehmen wollte die Effizienz der Rechnungsstellung erheblich steigern und gleichzeitig die Fehlerquote im Prozess reduzieren. Eine automatisierte Lösung sollte die manuelle Eingabe überflüssig machen und eine fehlerfreie Datenübertragung gewährleisten.

Die Lösung: RPA mit UiPath und SharePoint

Um diese Ziele zu erreichen, implementierte amotIQ solutions eine RPA-Lösung (Robotic Process Automation) mithilfe von UiPath und SharePoint. Zu Beginn des Prozesses prüft der virtuelle Assistent die Excelbelege auf Plausibilität. Nach erfolgreicher Prüfung werden die geprüften Dokumente individuell in das SAP-System übertragen, wobei alle fachlichen Vorgaben aus dem Excel-Dokument berücksichtigt werden.
Sobald die Daten im SAP-System abgespeichert sind, wird die SAP-Belegnummer im Excel-Dokument hinterlegt. Anschließend werden die bearbeiteten Belege in ein SAP-Archiv abgelegt, gefolgt von einer umfassenden Rechnungs- und Erstattungsprüfung.

Umsetzung: Von 14 Minuten auf 30 Sekunden

Die Implementierung dieser automatisierten Lösung hat die Durchlaufzeit für die Bearbeitung eines Belegs dramatisch reduziert: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sank von 14 Minuten auf nur 30 Sekunden, was einer bemerkenswerten Verbesserung von 96 % entspricht. Darüber hinaus konnte die Fehlerquote im Prozess auf 0 % gesenkt werden, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Rechnungsstellung erheblich erhöht.

Ergebnis: Höhere Effizienz und Fehlerfreiheit

Dank der Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses konnte das Logistikunternehmen nicht nur seine Effizienz signifikant steigern, sondern auch die Qualität der Rechnungsstellung auf ein neues Niveau heben. Der automatisierte Prozess sorgt für eine zeitnahe und fehlerfreie Erstellung der Rechnungen, was die Zufriedenheit aller Stakeholder erhöht.

Fazit: amotIQ solutions als innovativer Partner

Die erfolgreiche Implementierung der RPA-Lösung für die Rechnungsstellung zeigt, wie amotIQ solutions Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Durch den Einsatz modernster Technologien kann das Logistikunternehmen seine Abläufe entscheidend verbessern und gleichzeitig die Fehlerquote auf null senken.

Effizienzsteigerung durch ETL mit RPA

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Schnellerer Datenfluss für proaktive Paketzentren

Herausforderung: Proaktive Informationsbereitstellung für Paketzentren

Ein weltweit führendes Logistikunternehmen stand vor der Herausforderung, die Effizienz seiner Datenverarbeitungsprozesse zu steigern. Im Fokus stand die regelmäßige und schnelle Bereitstellung von Sendungsinformationen für die Paketzentren, die sowohl die Abgangs- und Eingangssortierungen als auch die Direkttransporte betreffen. Bisher wurden die Daten manuell über eine ETL-Schnittstelle (Extract, Transform, Load) verarbeitet – ein zeitintensiver Prozess, der Flexibilität und Aktualität stark einschränkte. Um die Datenbereitstellung effizienter zu gestalten, wurde nach einer Lösung gesucht, die die Informationen täglich und automatisiert in die Reporting-Datenbank überträgt.

Ziel: Automatisierung und Beschleunigung des Datenflusses

Das Ziel bestand darin, die täglich anfallenden Sendungsberichte so schnell wie möglich in die Reporting-Datenbank zu integrieren, ohne dabei aufwendige manuelle Prozesse oder eine langwierige ETL-Implementierung zu erfordern. Durch eine Automatisierung sollte sichergestellt werden, dass Paketzentren stets auf aktuelle Daten zugreifen können und dadurch ihre Prozesse proaktiv steuern.

Die Lösung: Robotic Process Automation (RPA) mit UiPath

Um dieses Ziel effizient zu erreichen, implementierte amotIQ solutions eine RPA-Lösung (Robotic Process Automation) mit UiPath und SQL Management Studio, die den gesamten Datenverarbeitungsprozess automatisiert. Ein virtueller Roboter überprüft in festgelegten Intervallen ein spezifisches E-Mail-Postfach, das die täglichen Berichte mit den Sendungsinformationen empfängt. Die Lösung ist flexibel konfigurierbar und greift auf alle neuen, ungelesenen E-Mails zu, um die Anhänge zu speichern und direkt zu verarbeiten.
Im nächsten Schritt baut der Roboter eine Datenbankverbindung auf, liest die Sendungsdaten aus den Berichten und schreibt sie in eine spezifizierte Zieltabelle in der Reporting-Datenbank. So wird der Datenabzug reibungslos und ohne manuelle Eingriffe in das System übertragen, und alle relevanten Informationen stehen den Paketzentren zeitnah zur Verfügung.

Umsetzung: Schnell und effektiv in nur zwei Tagen implementiert

Dank der Effizienz von RPA konnte die Lösung in nur zwei Tagen implementiert werden. Im Vergleich zu einer klassischen ETL-Implementierung, die rund 12 Tage benötigt hätte, wurde der Prozess um 83 % beschleunigt. Mithilfe des RPA-Tools UiPath konnte amotIQ solutions den gesamten Ablauf ohne umfangreiche Systemeingriffe oder Anpassungen an der bestehenden Infrastruktur realisieren.

Ergebnis: Deutliche Effizienzsteigerung und aktuelle Datenbereitstellung

Durch die Automatisierung der täglichen Datenverarbeitung wurden die Effizienz und Aktualität im Datenfluss entscheidend verbessert. Die Paketzentren erhalten nun proaktiv und in nahezu Echtzeit die Sendungsinformationen, was ihnen eine schnellere und gezieltere Steuerung ihrer Abläufe ermöglicht. Die RPA-Lösung sorgt dafür, dass Berichte automatisch und fehlerfrei in die Reporting-Datenbank übertragen werden – ein Vorteil, der die Prozesskosten signifikant senkt und die betriebliche Effizienz erhöht.

Fazit: RPA als Treiber für Effizienz im Logistikprozess

Mit der Einführung der RPA-Lösung für die ETL-Prozesse konnte amotIQ solutions dem Logistikunternehmen eine kostengünstige und schnelle Möglichkeit bieten, die Informationsbereitstellung proaktiv und in Echtzeit zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit zeigt, wie effektiv sich Logistikprozesse durch den gezielten Einsatz moderner Technologien optimieren lassen, um eine nahtlose und reaktionsschnelle Datenverarbeitung sicherzustellen.