Automatisierte SAP-Anwendung für Rechnungserstellung und -prüfung
Herausforderung: Effizienz- und Verarbeitungsprobleme in der Rechnungsstellung
Ein weltweit agierendes Logistikunternehmen stand vor signifikanten Effizienz- und Verarbeitungsproblemen bei der Rechnungsstellung für bestimmte Produkte. Der bislang manuelle Prozess basierte auf Excel-Dateien, die in eine SAP-Anwendung eingegeben, dort geprüft und zur Rechnungsstellung verwendet wurden. Aufgrund des hohen Implementierungsaufwands für eine SAP-Schnittstelle wurde dringend nach einer automatisierten Lösung gesucht, um die Datenübertragung zu optimieren.
Ziel: Automatisierung der Rechnungsstellung
Das Unternehmen wollte die Effizienz der Rechnungsstellung erheblich steigern und gleichzeitig die Fehlerquote im Prozess reduzieren. Eine automatisierte Lösung sollte die manuelle Eingabe überflüssig machen und eine fehlerfreie Datenübertragung gewährleisten.
Die Lösung: RPA mit UiPath und SharePoint
Um diese Ziele zu erreichen, implementierte amotIQ solutions eine RPA-Lösung (Robotic Process Automation) mithilfe von UiPath und SharePoint. Zu Beginn des Prozesses prüft der virtuelle Assistent die Excelbelege auf Plausibilität. Nach erfolgreicher Prüfung werden die geprüften Dokumente individuell in das SAP-System übertragen, wobei alle fachlichen Vorgaben aus dem Excel-Dokument berücksichtigt werden.
Sobald die Daten im SAP-System abgespeichert sind, wird die SAP-Belegnummer im Excel-Dokument hinterlegt. Anschließend werden die bearbeiteten Belege in ein SAP-Archiv abgelegt, gefolgt von einer umfassenden Rechnungs- und Erstattungsprüfung.
Umsetzung: Von 14 Minuten auf 30 Sekunden
Die Implementierung dieser automatisierten Lösung hat die Durchlaufzeit für die Bearbeitung eines Belegs dramatisch reduziert: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sank von 14 Minuten auf nur 30 Sekunden, was einer bemerkenswerten Verbesserung von 96 % entspricht. Darüber hinaus konnte die Fehlerquote im Prozess auf 0 % gesenkt werden, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Rechnungsstellung erheblich erhöht.
Ergebnis: Höhere Effizienz und Fehlerfreiheit
Dank der Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses konnte das Logistikunternehmen nicht nur seine Effizienz signifikant steigern, sondern auch die Qualität der Rechnungsstellung auf ein neues Niveau heben. Der automatisierte Prozess sorgt für eine zeitnahe und fehlerfreie Erstellung der Rechnungen, was die Zufriedenheit aller Stakeholder erhöht.
Fazit: amotIQ solutions als innovativer Partner
Die erfolgreiche Implementierung der RPA-Lösung für die Rechnungsstellung zeigt, wie amotIQ solutions Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Durch den Einsatz modernster Technologien kann das Logistikunternehmen seine Abläufe entscheidend verbessern und gleichzeitig die Fehlerquote auf null senken.
