Gutschriftsverfahren optimiert Anlieferungs- und Frachtkostenprozesse bei Thomas Beteiligungen
Thomas Beteiligungen, ein Unternehmen der Baustoffindustrie und Teil der Thomas Gruppe, hat sich einer grundlegenden Transformation im Bereich der Frachtkostenabwicklung unterzogen. Während in der Automobilindustrie die Implementierung solcher Projekte gängige Praxis ist, bringt die Baustoffindustrie einige besondere Herausforderungen mit sich. Thomas Beteiligungen bietet umfassende Bauleistungen, die von der Gewinnung der Rohstoffe in Steinbrüchen über die Produktion in Zement-, Transportbeton-, Betonfertigteil- und Asphaltwerken bis hin zur Anwendung im Straßen- und Tiefbau reichen. Mit zahlreichen Standorten, die sich vom Saarland im Westen bis nach Polen im Osten erstrecken, benötigt das Unternehmen effiziente Prozesse, um die Logistik zu optimieren.
Die Herausforderung: Komplexe Abläufe und hoher Aufwand
Bisher erfolgte der Einkauf bei Thomas Beteiligungen traditionell: Nachdem Kies bestellt wurde, lieferte der Spediteur die Ware in mehreren LKW-Ladungen. Die Kommunikation zwischen Lieferant und Spediteur war oft umständlich, und für jede Lieferung mussten Bestellungen angelegt, Wareneingänge erfasst und Rechnungen geprüft sowie gebucht werden. Dies führte zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und verzögerte die Effizienz der gesamten Lieferkette.
Die Ziele: Vereinfachung der Prozesse und Steigerung der Effizienz
Mit der neuen Frachtkostenabwicklung sollten die Anwender von Thomas Beteiligungen von einer vereinfachten und effizienteren Vorgehensweise profitieren. Ziel war es, die Prozesse so zu gestalten, dass nur eine einmalige Bestellung notwendig ist. Bei der Anlieferung sollten Spediteur-Informationen und das Kfz-Zeichen des LKWs über eine neu programmierte Bildschirmeingabemaske erfasst werden. Da Schüttgüter wie Kies und Sand oft in größeren Mengen geliefert werden, war dies eine entscheidende Maßnahme zur Optimierung der Abläufe.
Die Lösung: Automatisierte Abläufe und klare Verantwortlichkeiten
Dank des neuen Systems im SAP-Umfeld wird im Hintergrund automatisch ein Transport und ein Frachtkostenbeleg generiert, in dem die Kosten nach spezifischen Kriterien wie Materialgruppe oder Lieferstrecke ermittelt werden. Darauf aufbauend entsteht ein FI-Kreditorenbeleg, der einen Vorschlag für eine Gutschrift an den Spediteur erzeugt. Der Sachbearbeiter muss diesen Vorschlag lediglich freigeben. Dies führt zu einer grundlegenden Umkehrung im Prozess: Statt Rechnungen prüfen zu müssen, schreibt Thomas Beteiligungen jetzt Gutschriften, die der Spediteur überprüfen muss. Diese Änderung ermöglicht eine klare Verantwortlichkeit und optimiert den gesamten Abrechnungsprozess.
Die Umsetzung: Einfache Integration und umfassende Schulung
Die Implementierung des neuen Anlieferungsprozesses und der Frachtkostenabwicklung verlief reibungslos dank intensiver Zusammenarbeit zwischen den internen Teams von Thomas und den Experten von amotIQ solutions. Durch gezielte Schulungen und Workshops wurde sichergestellt, dass die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut gemacht wurden und die Abläufe effizient umgesetzt werden konnten.
Ergebnisse: Hohe Effizienz und Kostenersparnis
Die neuen Prozesse haben zu einer signifikanten Effizienzsteigerung bei Thomas Beteiligungen geführt. Die Vereinfachung der Frachtkostenabwicklung und das Gutschriftsverfahren haben nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Reaktionszeiten verkürzt. Durch die Abrechnungsdienstleistung, die nun durch das Gutschriftsverfahren erbracht wird, erhält Thomas zudem ein Bearbeitungsentgelt, was die Rentabilität des Unternehmens weiter erhöht.
Ausblick: Stärkung der Prozesse und Expansion der Partnerschaft
Die erfolgreiche Einführung des Anlieferungsprozesses und der Frachtkostenabwicklung hat das Potenzial, auch in anderen Bereichen von Thomas Beteiligungen Anwendung zu finden. Die positiven Erfahrungen aus diesem Projekt legen den Grundstein für eine weiterführende Partnerschaft zwischen Thomas und amotIQ solutions, die darauf abzielt, die Prozesse kontinuierlich zu optimieren und die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.
Fazit: amotIQ solutions als strategischer Partner für Prozessoptimierungen
Die erfolgreiche Umsetzung des Anlieferungsprozesses und der Frachtkostenabwicklung bei Thomas Beteiligungen zeigt, wie wichtig es ist, einen erfahrenen Partner an seiner Seite zu haben. Mit der schnellen und effektiven Integration von SAP-Lösungen konnte amotIQ solutions entscheidend zur Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung beitragen. Diese Partnerschaft festigt die Grundlage für zukünftige Entwicklungen und nachhaltige Prozessverbesserungen im Unternehmen.
