SAP-basierte Prozessoptimierung im Marketing
Die Klosterfrau Healthcare Group, ein führender Anbieter im Bereich der Selbstmedikation, steht für bekannte Produkte wie Klosterfrau Melissengeist, neo-angin® und taxofit®. Die Marketingabteilung des Unternehmens wird nun durch einen optimierten, SAP-gestützten Genehmigungsworkflow bei der Planung und Freigabe von Marketingmaßnahmen effizient unterstützt.
Herausforderung: Reibungslose Steuerung großer Werbebudgets
Klosterfraus Kundenbasis sind private Konsumenten, die durch vielfältige Marketingmaßnahmen wie TV-Spots, Printanzeigen und Apotheken-Werbematerialien auf die Produkte aufmerksam gemacht werden. Diese Maßnahmen erfordern hohe Budgets und intensive Planung. Die Werbebudgets sind traditionell eine der größten Investitionspositionen in der Konsumgüterindustrie, was eine sorgfältige Steuerung und Genehmigung erforderlich macht. Der neue Genehmigungsprozess soll sicherstellen, dass die Mittel optimal eingesetzt und die Anforderungen an Transparenz und Revisionssicherheit erfüllt werden.
Ziele: Effizienz und Transparenz in der Budgetfreigabe
Das SAP-basierte Genehmigungssystem zielt darauf ab, die Freigabeprozesse von Marketingmaßnahmen transparenter und effizienter zu gestalten. Jährlich erstellen Produktmanager spezifische Budgets für Marken wie Taxofit, und die einzelnen Marketingaktivitäten werden innerhalb festgelegter Wertgrenzen geprüft und freigegeben. Hierbei stellt ein genau definiertes Organisationsmodell sicher, dass jeder Mitarbeiter klaren Verantwortungsbereichen zugeordnet ist. Durch das verpflichtende Vier-Augen-Prinzip gewährleistet Klosterfrau zudem eine revisionssichere Genehmigung aller Maßnahmen, wobei weitere Prüfer im SAP-Workflow integriert sind, um jede Freigabeebene abzusichern.
Beispiel: TV-Werbung für Taxofit
Ein Beispiel verdeutlicht die Abläufe: Für das Jahr 2013 wurde eine TV-Kampagne mit 100 Spots für die Marke Taxofit geplant. Die Assistentin Frau Musterschmidt erfasst diese Maßnahme im System, welche dann zur Prüfung an Herrn Mustermüller und abschließend an den Prüfungsleiter Herrn Mustermann weitergeleitet wird. Nach erfolgreicher Überprüfung erfolgt die finale Freigabe durch Frau Mustermeier, die als Produktmanagerin für Taxofit die Budgetverantwortung trägt.
Technische Umsetzung: Genehmigung per SAP-BSP-Workflows
Technisch wird der Workflow durch eine Business-Server-Page (BSP) ermöglicht, die die Genehmigungsanforderungen aus dem SAP-System an die relevanten Personen sendet. Der entsprechende E-Mail-Link führt zu einer passwortgeschützten Weboberfläche, die nur autorisierten Nutzern Zugriff gewährt. In dieser Anwendung werden alle Daten zur Genehmigung übersichtlich und benutzerfreundlich präsentiert, was den Genehmigungsprozess schnell und sicher gestaltet.
Budgetüberblick und Transparenz auf Knopfdruck
Eine der wesentlichen Verbesserungen des neuen Genehmigungsprozesses ist die Echtzeit-Übersicht über das verfügbare Marketingbudget. Da Marketingmaßnahmen meist langfristig geplant und gebucht werden, können Produktmanager nun jederzeit den aktuellen Stand der Budgetverfügbarkeit einsehen. SAP ermöglicht dabei, dass alle Beteiligten laufend über neue Aufgaben, Statusänderungen oder Rückfragen informiert werden. Abhängig von der Hierarchiestufe können darüber hinaus auch Maßnahmen für das kommende Geschäftsjahr freigegeben werden.
Automatisierte Prozesse für schnelle Entscheidungen
Der SAP-Workflow passt sich flexibel den Anforderungen des Marketings an: Bei bestimmten Wertgrenzen eskaliert das System Maßnahmen automatisch an höhere Hierarchieebenen, etwa den Marketingleiter, und informiert bei eventuellen Verschiebungen oder Kostenänderungen die zuständigen Verantwortlichen. Im Falle einer Ablehnung werden die Beteiligten umgehend informiert, und das Budget wird wieder freigegeben. So bleibt der Budgetüberblick immer aktuell und vollständig.
Fazit: Optimierter Genehmigungsworkflow als Erfolgsfaktor
Dank des neuen SAP-gestützten Genehmigungsworkflows profitiert Klosterfrau von einer effizienten und revisionssicheren Steuerung seiner Marketingbudgets. Die Klosterfrau Healthcare Group kann Marketingmaßnahmen schneller umsetzen und die Ressourcen gezielter einsetzen. Dieser optimierte Workflow bietet den Mitarbeitern in der Marketingabteilung eine deutliche Erleichterung und sorgt durch die Einhaltung klarer Freigaberegeln für mehr Sicherheit und Transparenz.
