Effiziente Rechnungsbeilage im Paket

Die Klosterfrau Healthcare Group, ein traditionsreiches Unternehmen mit Sitz in Köln, hat sich als nationaler Marktführer im Bereich der Selbstmedikation etabliert. Mit einer modernen und fortschrittlichen Ausrichtung verfolgt Klosterfrau kontinuierlich innovative Ansätze zur Effizienzsteigerung. Im Rahmen eines neuen Projekts wurde die Rechnungserstellung revolutioniert, um Portokosten signifikant zu reduzieren.

Die Herausforderung: Kostenoptimierung im Rechnungsprozess

Mit über 230.000 jährlich versendeten Rechnungsbriefen ergaben sich immense Einsparpotenziale. Ziel des Projektes war es, die zuvor im Nachtlauf erzeugten und zentral ausgedruckten Rechnungen durch eine direkte Beilage zur Ware im Warenverteilzentrum zu ersetzen. Nur wenige Großkunden erhalten ihre Rechnungen weiterhin separat, während für die Mehrheit der Kunden die Rechnung gleichzeitig als Lieferschein dem Paket beigelegt wird, um den Versandprozess zu optimieren.

Die Lösung: Integration der Rechnungsstellung in den Versandprozess

Typische Kunden von Klosterfrau sind Apotheken, die häufig mehrere Produkte bestellen. Im Lager werden die Bestellungen in Paketschachteln kommissioniert und über Förderbänder zum Warenausgang transportiert. Dort wird die Rechnung automatisch dem Paket hinzugefügt, bevor es versendet wird. Um sicherzustellen, dass die Rechnung ausschließlich die tatsächlich verpackte Ware widerspiegelt, erfolgt die Rechnungserstellung online in SAP.

Die technische Umsetzung: Nahtlose Kommunikation zwischen Systemen

Die Herausforderung besteht darin, die dezentralen, SAP-basierten Logistiksysteme (WLS) und die SAP-Rechnungserstellung effizient zu integrieren. Die Kommunikation zwischen beiden Systemen muss schnell und zuverlässig erfolgen. Sobald ein Paket im Lager fertig kommissioniert ist, wird dies in SAP erfasst. Während das Paket kurz auf dem Förderband zum Warenausgang transportiert wird, prüft SAP Bestell- und Istmengen, verifiziert Verpackungs- und Versanddaten sowie Zahlungsbedingungen, und passt gegebenenfalls das Warenausgangsdatum an. Schließlich werden die Teilrechnungen erstellt und der Rechnungsdruck über einen Web-Service (BAPI) angestoßen, sodass die Rechnung in eine Spooldatei bereit zum Ausdrucken überführt wird.

Die finale Ausführung: Effiziente Druckauslösung und Versandvorbereitung

Im Warenausgang angekommen, scannt der Versandmitarbeiter die Lagereinheitennummer des Pakets, was den Druck der Rechnung auslöst. Diese wird direkt dem Paket hinzugefügt, und schon ist die Sendung versandbereit! Der gesamte Prozess läuft dabei reibungslos und in Sekundenschnelle ab, wodurch Klosterfrau erhebliche Portokosteneinsparungen realisieren kann.

Ergebnisse: Signifikante Kosteneinsparungen und Prozessoptimierung

Durch die automatisierte Rechnungserstellung und die Integration in den Versandprozess konnte Klosterfrau nicht nur die Portokosten deutlich reduzieren, sondern auch die Effizienz in der Logistik steigern. Der innovative Ansatz sichert eine höhere Kundenzufriedenheit, da die Lieferungen nun schneller und transparenter abgewickelt werden.

Ausblick: Zukunftsorientierte Prozessoptimierungen

Die erfolgreiche Implementierung dieser automatisierten Lösung stellt sicher, dass Klosterfrau auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt. Weitere Optimierungen in den Bereichen Logistik und Rechnungswesen sind in Planung, um die Effizienz weiter zu steigern und die Kundenerfahrung kontinuierlich zu verbessern.

Fazit: Klosterfrau als Vorreiter in der Automatisierung

Die innovative Umsetzung der automatisierten Rechnungserstellung zeigt, wie wichtig die Integration von Technologie in moderne Geschäftsprozesse ist. Klosterfrau beweist, dass durch gezielte Prozessoptimierungen nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Effizienz und Zufriedenheit der Kunden gesteigert werden können. Dies festigt Klosterfrau’s Position als fortschrittliches Unternehmen in der Gesundheitsbranche.