Automatisierung und Transparenz per Gutschriftsverfahren
Die Abwicklung von Frachtkosten per Gutschriftsverfahren bietet eine innovative Alternative zur traditionellen Rechnungsstellung: Statt auf eine Rechnung des Spediteurs zu warten und diese manuell zu prüfen, stellt das Unternehmen selbst eine Gutschrift aus, die der Spediteur dann gegenprüfen kann. Für diese automatisierte Abrechnungsdienstleistung erhält das Unternehmen zusätzlich ein Bearbeitungsentgelt.
Die Herausforderung: Frachtkostenmanagement in der Baustoffindustrie
Ein typischer Ablauf in der Baustoffindustrie verdeutlicht den Vorteil dieses Verfahrens: Ein Baustoffunternehmen bestellt beispielsweise eine größere Menge an Kies, die in mehreren LKW-Ladungen angeliefert wird. Der Lieferant organisiert – oft basierend auf einem Rahmenvertrag – den Transport über einen Spediteur, der anschließend eine Rechnung stellt. Dieser traditionelle Prozess ist für das Baustoffunternehmen arbeitsaufwendig: Für jede LKW-Lieferung müssen Materialbestellungen und Wareneingänge angelegt sowie Rechnungen aufwendig geprüft und verbucht werden.
Die Lösung: Vereinfachte Frachtkostenabwicklung mit amotIQ solutions
Mit der neuen, von amotIQ solutions entwickelten Frachtkostenabwicklung wurde für die Baustoffunternehmen ein vereinfachter Workflow geschaffen. Für eine einzige Materialbestellung können nun mehrere Anlieferungen in einer neuen, speziell programmierten Sammelerfassungsmaske im SAP-System erfasst werden. Diese Funktion ermöglicht es, alle wichtigen Details – wie den Spediteur und weitere Informationen zum Lieferfahrzeug – direkt einzugeben, ohne dass mehrere Transaktionen aufgerufen werden müssen.
Ankommende LKWs werden vor Ort zügig erfasst, und der Wareneingang wird anschließend automatisch gebucht. Die gesamte Frachtkostenabwicklung wird so effizient und anwenderfreundlich gestaltet.
Der Prozess: Automatisierung im Hintergrund und transparente Gutschriften
Parallel zur Materialerfassung erzeugt das SAP-System im Hintergrund Transport- und Frachtkostenbelege, die die Kosten auf Basis spezifischer Kriterien – etwa Materialgruppe oder Transportstrecke – automatisch berechnen. Daraus wird ein Kreditorenbeleg erstellt, der als Basis für eine Gutschrift an den Spediteur dient und durch den Sachbearbeiter freigegeben wird. Die Gutschriften für verschiedene Frachtkosten werden üblicherweise in einem Zahlungsprozess zusammengefasst und dem Spediteur in Form eines elektronischen Zahlungsavises angekündigt, das eine präzise Aufstellung der beglichenen Frachtkosten enthält. Alternativ kann die Übermittlung dieser Daten über IDOC erfolgen, sodass auch die systemtechnische Zuordnung automatisiert wird.
Ergebnis: Effizienz und Transparenz im Gutschriftsverfahren
Das Gutschriftsverfahren für Frachtkostenabwicklung gewinnt insbesondere dort an Bedeutung, wo die Transportkosten einen erheblichen Anteil am Gesamtwert der Ware ausmachen, wie etwa in der Baustoffindustrie. Das Unternehmen behält die Kontrolle über den Prozess, während der manuelle Aufwand für alle Beteiligten minimiert wird.
Fazit: Zukunftsweisende Frachtkostenabwicklung durch amotIQ solutions
Die Frachtkostenabwicklung per Gutschriftsverfahren ist eine smarte Lösung, die insbesondere durch die von amotIQ solutions entwickelte Sammelerfassungsmaske effizienter und anwenderfreundlicher gestaltet wurde. Dank dieses nah am SAP-Standard entwickelten Tools wird die Frachtkostenabwicklung optimiert und der Prozessaufwand auf ein Minimum reduziert – ein Vorteil, den immer mehr Unternehmen in der Baustoffindustrie zu schätzen wissen.
